Sozialverträglich kündigen: Leitfaden für Unternehmen in Österreich und Deutschland

Für die betroffenen Arbeitnehmer bedeutet so eine Kündigungswelle meist ein tiefer Einschnitt. Plötzlich geht es um die finanzielle Sicherheit. Um Zukunftspläne und Existenzängste. Unsicherheit macht sich im Unternehmen breit. 

Aber nicht jede Trennung lässt sich vermeiden. Wie sie vorbereitet, kommuniziert und begleitet wird, liegt jedoch zu einem großen Teil in eurer Hand.

Ein fairer Trennungsprozess unterstützt nicht nur die ausscheidenden Mitarbeitenden. Er entlastet auch Führungskräfte und HR, stärkt das Vertrauen der verbleibenden Belegschaft und schützt langfristig die Unternehmenskultur.

“Gerade in schwierigen Situationen zeigt sich, ob die Werte eines Unternehmens tatsächlich gelebt werden.”

Schritt 1: Beginne mit der Planung, bevor die Kündigung ausgesprochen wird

Ein professioneller Trennungsprozess beginnt nicht erst im Kündigungsgespräch. Bevor Entscheidungen kommuniziert werden, solltest du den gesamten Ablauf sorgfältig planen und auch alle Randbedingungen durchdenken.

Dazu gehören unter anderem folgende Fragen:

• Welche Mitarbeitenden oder Bereiche sind betroffen?
• Nach welchen nachvollziehbaren Kriterien wurden die Entscheidungen getroffen? Und wurden Kriterien wie Betriebszugehörigkeit, Lebensalter, Unterhaltspflichten, Kündigungsschutz und anerkannte Schwerbehinderungen berücksichtigt? 
• Wurden interne Wechselmöglichkeiten oder andere Alternativen geprüft?
• Welche arbeitsrechtlichen Schritte sind erforderlich?
• Wann und wie wird der Betriebsrat eingebunden?
• Welche Unterstützung und Beratung erhalten die betroffenen Personen?
• Wie werden die verbleibenden Teams informiert?
• Wer steht nach dem Gespräch für Rückfragen zur Verfügung?

Gerade bei größeren Umstrukturierungen braucht es eine klare Abstimmung zwischen Geschäftsführung, HR und den verantwortlichen Führungskräften.

Widersprüchliche Aussagen oder schlecht vorbereitete Gespräche vergrößern die Unsicherheit. Nicht nur bei den Betroffenen, sondern im gesamten Unternehmen.

In Österreich verfügt der Betriebsrat bei Personalangelegenheiten wie Kündigungen und betrieblichen Veränderungen über gesetzlich geregelte Informations- und Mitwirkungsrechte. Bei größeren Betriebsänderungen kann außerdem ein Sozialplan eine Rolle spielen, um wirtschaftliche Nachteile für Beschäftigte zu mildern. Die konkrete Gestaltung solltest du deshalb frühzeitig arbeitsrechtlich prüfen lassen. Es gibt Experten, die sich auf solche Situationen spezialisiert haben. 

In Deutschland hingegen muss der Betriebsrat vor jeder Kündigung angehört werden. Bei größeren Betriebsänderungen wie Umstrukturierungen oder umfangreichem Stellenabbau können zudem ein Interessenausgleich und ein Sozialplan relevant werden, um wirtschaftliche Nachteile für die betroffenen Mitarbeitenden abzufedern. Die konkrete Gestaltung solltest du deshalb frühzeitig arbeitsrechtlich prüfen lassen. Es gibt Expertinnen und Experten, die sich auf solche Situationen spezialisiert haben.

Schritt 2: Prüfe Alternativen zur Kündigung

Sozialverträgliches Handeln bedeutet nicht nur, ein Kündigungsgespräch freundlich zu führen. Es beginnt schon mit der Frage, ob eine Kündigung tatsächlich die einzige sinnvolle Lösung ist. 

Je nach Situation kannst du beispielsweise folgende Alternativen prüfen:

• eine interne Versetzung
• die Anpassung des Aufgabenbereichs
• eine Reduktion der Arbeitszeit
• eine Qualifizierung für eine neue Funktion
• ein Wechsel in einen anderen Unternehmensbereich
• freiwillige Trennungsangebote
• eine einvernehmliche Auflösung bzw. einen Aufhebungsvertrag mit begleitenden Leistungen

Nicht jede dieser Möglichkeiten passt zu jedem Unternehmen oder zu jeder Person.

Trotzdem lohnt es sich, Alternativen ernsthaft zu prüfen, bevor endgültige Entscheidungen getroffen werden. Das zeigt Verantwortung und kann dazu beitragen, Wissen und Erfahrung im Unternehmen zu halten.

Kommt es dennoch zu einer Trennung, solltest du auch prüfen, welche Maßnahmen die Folgen für die betroffenen Mitarbeiter abfedern können.

Und dabei geht es nicht ausschließlich um finanzielle Leistungen.

Auch eine Freistellung, Weiterbildung, ein professionelles Outplacement Coaching oder Unterstützung bei der beruflichen Neuorientierung können Teil einer fairen Lösung sein.

Schritt 3: Bereite das Kündigungsgespräch sorgfältig vor

Ein Kündigungsgespräch wird für die betroffene Person selten angenehm sein. Es kann aber klar, respektvoll und professionell geführt werden.

Nimm dir ausreichend Zeit und wähle einen geschützten Rahmen. Zwischen Tür und Angel, unmittelbar vor einem wichtigen Termin oder vor versammeltem Team, ist kein angemessener Ort für eine solche Nachricht. Auch nicht virtuell im Teamcall.

Kommuniziere die Entscheidung klar.

Unverständliche Formulierungen, lange Einleitungen oder ausweichende Floskeln erzeugen häufig falsche Hoffnung. Die betroffene Person sollte möglichst rasch verstehen, worum es geht. Kurz und schmerzlos. Wie wenn du ein Pflaster abziehst.

Erkläre anschließend nachvollziehbar:

• weshalb die Entscheidung getroffen wurde,
• welche Maßnahmen zur Weiterbeschäftigung geprüft wurden,
• zu welchem Zeitpunkt das Arbeitsverhältnis endet,
• wie die nächsten Schritte aussehen,
• welche Ansprechpersonen zur Verfügung stehen,
• welche Unterstützungsangebote das Unternehmen macht.

Dabei gilt: Klarheit und Mitgefühl schließen einander nicht aus.

Du darfst die Reaktion deines Gegenübers aushalten, ohne die Entscheidung kleinzureden oder dich in langen Rechtfertigungen zu verlieren.

Manche Menschen reagieren mit Wut. Andere werden still. Manche stellen sofort viele Fragen, während andere Zeit brauchen, um die Nachricht zu verarbeiten.

Gib dieser Reaktion Raum.

Schritt 4: Lass als HR-Verantwortliche:r die Führungskraft nicht allein

Viele Führungskräfte wissen fachlich genau, warum eine Stelle abgebaut werden muss. Trotzdem sind sie nicht immer darauf vorbereitet, ein schwieriges Trennungsgespräch zu führen. Meistens gab es auch keine Weiterbildung für solche Themen.

Das kann dazu führen, dass sie:

• zu lange um den eigentlichen Punkt herumreden,
• widersprüchliche Botschaften senden,
• die Verantwortung ausschließlich auf die Geschäftsführung schieben,
• ungewollt falsche Hoffnungen wecken,
• oder aus Unsicherheit distanziert und kühl wirken.

Wenn du in HR oder in der Geschäftsführung tätig bist, solltest du Führungskräfte deshalb nicht nur mit einem Gesprächsleitfaden versorgen, sondern sie konkret auf die Situation vorbereiten.

• Was darf kommuniziert werden?
• Welche Fragen sind zu erwarten?
• Welche Leistungen können angeboten werden?
• Wie wird mit emotionalen Reaktionen umgegangen?
• Wer übernimmt die weitere Begleitung?

Eine gute Vorbereitung schützt nicht nur die betroffene Person. Sie gibt auch der Führungskraft Sicherheit in einer Situation, die für sie selbst belastend sein kann.

Schritt 5: Denk auch an die Mitarbeitenden, die bleiben

Nach einer Kündigung oder einem größeren Stellenabbau richtet sich die Aufmerksamkeit zunächst auf die ausscheidenden Mitarbeitenden.

Gleichzeitig beobachten auch die verbleibenden Beschäftigten sehr genau, wie das Unternehmen mit den Betroffenen umgeht.

Sie fragen sich möglicherweise:

• Bin ich als Nächstes betroffen?
• Wie sicher ist mein Arbeitsplatz?
• Welche Aufgaben kommen zusätzlich auf mich zu?
• Kann ich den Aussagen der Führung noch vertrauen?
• Wie ernst meint es das Unternehmen seinen Werten?

Werden diese Fragen nicht beantwortet, entstehen Gerüchte. Motivation und Bindung sinken. Besonders leistungsstarke Mitarbeitende beginnen womöglich, sich vorsorglich nach einem anderen Arbeitgeber umzusehen. Und dann verlierst du die Leute, die du eigentlich behalten wolltest. 

Deshalb braucht es auch für die verbleibenden Teams eine klare Kommunikation und ein offenes Ohr. Sowie einen Ansprechpartner. 

Erkläre, was sich verändert, weshalb die Veränderung notwendig ist und wie die künftige Zusammenarbeit aussehen soll. Gleichzeitig musst du persönliche und vertrauliche Informationen der betroffenen Mitarbeitenden schützen. Das ist ein schmaler Grat. 

Offene Kommunikation und Transparenz bedeuten nicht, jedes Detail öffentlich zu machen. Aber die Mitarbeitenden dürfen auch nicht allein im Regen stehen gelassen werden.

Schritt 6: Zeige Verantwortung über den letzten Arbeitstag hinaus

Mit dem Ende eines Dienstverhältnisses endet die arbeitsvertragliche Beziehung. Die Wirkung des Trennungsprozesses reicht jedoch häufig deutlich weiter.

Betroffene Mitarbeitende müssen sich auf dem Arbeitsmarkt neu positionieren, Bewerbungsunterlagen aktualisieren und eine neue berufliche Perspektive entwickeln. Wer viele Jahre im selben Unternehmen tätig war, hat sich möglicherweise lange nicht mehr beworben und dementsprechend auch keine aktuellen Unterlagen mehr.

Genau hier kann ein professionelles Outplacement Coaching ansetzen.

Je nach Ausgangssituation kann die Begleitung unter anderem folgende Themen umfassen:

• persönliche Standortbestimmung
• Reflexion von Erfahrungen und Stärken
• Entwicklung eines neuen beruflichen Ziels
• Positionierung auf dem Arbeitsmarkt
• Bewerbungsstrategie und Bewerbungsunterlagen
• Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche
• Planung und Umsetzung der nächsten Schritte

Idealerweise bietest du die Unterstützung bereits im Trennungsgespräch oder im Rahmen einer einvernehmlichen Lösung an und vereinbarst sie verbindlich.

Schritt 7: Gestalte Sozialpläne und Trennungsangebote

Bei größeren Umstrukturierungen oder einem umfangreichen Stellenabbau kann ein Sozialplan relevant werden.

In Österreich dient ein Sozialplan dazu, wesentliche wirtschaftliche Nachteile für Beschäftigte infolge einer Betriebsänderung zu verhindern, zu beseitigen oder zu mildern. Mögliche Inhalte können unter anderem finanzielle Leistungen oder Überbrückungshilfen sein. 

Auch in Deutschland soll ein Sozialplan die wirtschaftlichen Nachteile ausgleichen oder abmildern, die Mitarbeitenden durch eine geplante Betriebsänderung entstehen. Er wird zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat vereinbart und kann zum Beispiel Abfindungen, Qualifizierungsmaßnahmen oder weitere Unterstützungsleistungen enthalten. 

Doch auch außerhalb eines formellen Sozialplans lohnt es sich, ein faires Trennungsangebot zu machen.

Je nach Situation können dazu gehören:

• finanzielle Leistungen
• Freistellung
• Regelungen zu offenen Urlaubstagen
• Weiterbildungen oder Qualifizierungen
• ein qualifiziertes Dienstzeugnis
• eine klare interne und externe Kommunikation
• Unterstützung bei der beruflichen Neuorientierung

Wichtig ist, dass die einzelnen Maßnahmen zusammenpassen, der jeweilige Mitarbeitende davon profitiert und frühzeitig die Randbedingungen geklärt werden.

“Ein gutes Trennungspaket berücksichtigt nicht nur das Ende des Dienstverhältnisses. Es schafft auch faire Rahmenbedingungen für den Übergang und gibt den Betroffenen Orientierung darüber, wie es weitergeht.”

Schritt 8: Vermeide typische Fehler im Trennungsprozess

Auch eine wirtschaftlich nachvollziehbare Entscheidung kann durch einen schlecht gestalteten Prozess unnötig eskalieren. Das habe ich leider schon oft miterlebt.

Zu den häufigsten Fehlern gehören:

• Betroffene erfahren von der Entscheidung über Gerüchte.
• Führungskräfte sind auf die Gespräche nicht vorbereitet.
• Die Begründung bleibt unklar oder widersprüchlich.
• Es wird keine Zeit für Fragen eingeplant – die Kündigungen sind eine Massenabfertigung. Oder noch schlimmer: Die versammelte Mannschaft wird gekündigt.
• Entscheidungen werden als alternativlos dargestellt, obwohl Optionen bestanden hätten.
• Unterstützungsangebote werden zu spät oder gar nicht kommuniziert. Meist aus Überforderung der Situation.
• Die verbleibende Belegschaft wird nervös, weil sie nicht einbezogen wurde.
• Nach dem Kündigungsgespräch fühlt sich niemand mehr zuständig.

Ein Trennungsprozess braucht deshalb einen klaren Anfang, definierte Verantwortlichkeiten und einen sauberen Abschluss. Das betrifft sowohl die organisatorischen Schritte als auch die Kommunikation.

Fazit: Trennungskultur ist genauso wichtig wie Willkommenskultur

Unternehmen investieren viel Zeit und Geld in Employer Branding.

Ob die kommunizierten Werte glaubwürdig sind, entscheidet sich jedoch nicht nur beim Onboarding oder bei Mitarbeiterveranstaltungen.

Es zeigt sich auch beim Abschied.